職場でのメール
間違った添付ファイルを送信してしまった場合の対処法
古いバージョンや間違ったファイル、またはプライベートな内容を送ってしまいましたか？落ち着いて対処するための4つのステップをご紹介します。
RevokeMail チーム
送信された内容と送信先を正確に確認し、まだ間に合う場合は送信を取り消し、正しいファイルを添付して短い訂正メールを1通送信してください。Recall24を使用して送信した場合は、まずそれを取り消してください。添付ファイルも一緒に取り消されます。
要約
送信済みトレイを確認する: どのファイルのどのバージョンか、送信先は誰か。
GmailやOutlookの「取り消し」は、数秒間しか機能しません。
Recall24で送信した場合: 添付ファイルを含め、24時間以内であればアクセスを取り消すことができます。
正しいファイルを添付して、簡潔な訂正メールを1通送信する。
ファイルが機密情報だった場合は、受信者に削除を依頼する。
1. 送信内容を確認する
送信済みトレイで該当のメールを開きます。どのファイル、どのバージョンか、そしてCcやBccを含めて誰が受信したかを確認してください。同僚への古い下書きの誤送信であれば軽微な修正で済みますが、別のクライアントへの契約書や個人情報の誤送信はそうはいきません。
2. 間に合う場合は送信を取り消す
数秒以内の場合: Gmailの「送信取り消し」（最大30秒）またはOutlookの「送信の取り消し」を利用します。
同一のMicrosoft 365組織内で、まだ開封されていない場合: Outlookの「メッセージの取り消し」が機能する可能性があります。
Recall24で送信した場合: 24時間以内に取り消します。取り消しを行うと、Recall24を介したそれ以降のアクセスがブロックされます。ただし、すでに閲覧、ダウンロード、または保存された内容を元に戻すことはできません。
詳細は送信後にメールを取り消す方法をご覧ください。
3. 簡潔な訂正メールを1通送信する
同じスレッド内で正しいファイルを添付して返信します。1〜2行で十分です。
「誤ったバージョンのファイルを添付してしまい、申し訳ございません。添付のファイルをご使用いただき、先ほどのファイルは破棄していただけますようお願いいたします。」
4. ファイルが機密情報だった場合
受信者に対して、メールとファイルを削除し、完了した旨を連絡してもらうよう依頼してください。共有された内容によっては、上司や社内のデータ保護担当者への報告が必要になる場合もあります。Recall24でメールを取り消した場合、インシデントレポートにより、送信日時、アクセスが取り消された日時、Recall24経由で開封されたかどうかが確認できます。
次回からの再発防止策
ファイル名を明確にし、「final（最終版）」は本当に最後のバージョンにのみ使用する。
ファイルは本文を書き終えた後、最後に添付する。
「送信」をクリックする前にファイル名を確認する。
重要なメールはRecall24を使用して送信する。
参考資料
よくある質問
送信済みのメールから添付ファイルだけを削除することはできますか？
相手の受信トレイから直接削除することはできません。Recall24を使用して送信した場合は、24時間以内であればメールとそのファイルへのアクセスを取り消すことができます。そうでない場合は、訂正メールを送信してください。
間違ったファイルを送信したことについて謝罪すべきですか？
簡潔に謝罪すれば問題ありません。1文で十分です。謝罪の内容よりも、正しいファイルを届けることの方が重要です。
クライアントに間違った添付ファイルを送ってしまった場合はどうすればよいですか？
迅速に、かつプロフェッショナルに対応して訂正してください。ファイルに他者の情報が含まれていた場合は、クライアントに削除を依頼し、社内の規定手順に従ってください。